Come posso risparmiare tempo

Come posso risparmiare tempo?

Come posso risparmiare tempo?

Conosci il modo?

Il tempo è un bene molto prezioso e democratico perché la quantità di ore in un giorno è uguale per tutti, 24 ore.

Per chi come me sviluppa e mantiene relazioni con le persone ha l’ esigenza di un confronto continuo anche per breve tempo e capita spesso la necessità di trasmettere lo stesso messaggio a persone diverse.

La riunione “classica” che si fa incontrando le persone è fondamentale ed indispensabile per coltivare la relazione, ma nello stesso tempo onerosa in termini di tempo, trasfrerimenti e organizzazione.

Nelle fasi di un progetto, trattativa o altro esistono dei momenti che non richiedono necessariamente un incontro fisico con le persone coinvolte, sono quei momenti di confronto necessari per il punto di verifica sulle fasi di sviluppo e delle azioni da intraprendere per il raggiungimento dell’obiettivo.

Oggi vi parlo di una soluzione semplice, veloce e conveniente che consente a persone di riunirsi a distanza in una conferenza telefonica.

Un servizio che spesso utilizzo in proprio perché può essere attivato in qualsiasi posto in cui mi trovo da telefono fisso o mobile.

Come funziona?

La prima cosa da fare è convocare una riunione ed invitare i partecipanti a chiamare un numero telefonico dedicato seguito da un codice di accesso per accedere alla sala riunione virtuale.

Chi convoca la riunione (il moderatore ha la funzione di gestirla) dispone di codice aggiuntivo che consente di aprire la sala, all’ora indicata, per permetterne l’accesso.

I partecipanti accedono chiamando il numero telefonico in base alla lingua prescelta e seguono delle semplici istruzioni dettate da una guida vocale, et voilà, eccoci entrati nella sala.

Semplice? Si!

Utile? Si

Sono le risposte che sento da coloro che utilizzano il servizio e voglio darvi alcuni consigli per rendere ancora più efficace la riunione.

Quando organizzo una conferenza telefonica mi prendo il giusto tempo perché è una riunione e non una telefonata:

– invio un messaggio chiaro di convocazione con data ora e numero da chiamare e codice

– allego poche e semplici istruzioni per i partecipanti

– trovo un ambiente tranquillo senza che qualcuno possa disturbarmi

– comunico in anticipo l’ordine del giorno della riunione

– apro la sala virtuale con qualche minuto di anticipo

– tengo sempre presente che non posso vedere i loro volti, quindi devo verificare il grado di attenzione e che il messaggio sia arrivato e compreso.

Esistono altri modi per comunicare a distanza?

Si?

Ma in modo semplice, veloce e conveniente sono sicuro di no.

Hai valutato la possibilità di utilizzare un servizio di conferenza telefonica professionale?

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